EC1 Seleccionar el modelo de archivo que optimice el tratamiento de la información y la utilización de los recursos, en el marco de los objetivos económicos asignados.

• IC1.1: El método de archivado más adecuado se selecciona en cada caso, teniendo en cuenta el tipo de documento y necesidades de espacio del archivo.

• IC1.2: Los métodos de reproducción se seleccionan según el tipo de documento y necesidades de archivado.

• IC1.3: Las aplicaciones informáticas se adaptan para integrar la información de los registros necesarios en el archivo, en colaboración con los expertos informáticos.

• IC1.4: Se realiza un informe-propuesta sobre el funcionamiento y adecuación de los procedimientos de circulación de las historias clínicas.

• IC1.5: El manual de procedimiento interno del archivo de historias clínicas se actualiza según las necesidades funcionales del momento.

EC2 Distribuir y optimizar el espacio destinado al almacenamiento de historias clínicas.

• IC2.1: El informe-propuesta sobre la determinación de la superficie del archivo se realiza teniendo en cuenta el estudio prospectivo de la superficie que va a requerir el archivo de historias clínicas, en el plazo que el centro estime oportuno.

• IC2.2: Las historias clínicas se clasifican según criterios de utilización, estableciendo los procedimientos de gestión del archivo de historias activas y pasivas.

• IC2.3: Las historias clínicas sin movimiento se seleccionan e incorporan al archivo pasivo, según los criterios fijados, en el plazo que cada centro estime oportuno.

• IC2.4: Los registros informáticos se actualizan en relación a los movimientos de archivo.

EC3 Archivar historias clínicas y documentos anexos, aplicando la técnica idónea para los distintos tipos de documentos.

• IC3.1: La numeración de las historias clínicas se realiza aplicando el modelo y la técnica establecida.

• IC3.2: La ordenación de los documentos de la historia clínica, se realiza siguiendo los criterios establecidos en el reglamento del centro.

• IC3.3: La reproducción de los documentos de la historia clínica se realiza según las distintas técnicas establecidas para cada tipo de documento.

• IC3.4: Las historias clínicas y los documentos anexos se archivan, según los procedimientos establecidos.

• IC3.5: Los registros informáticos y/o manuales de movimientos de historias clínicas se actualizan de acuerdo a las características de cada caso.

EC4 Controlar y evaluar el estado del archivo y el almacenamiento de las historias clínicas para su conservación, fiabilidad, validez y manejabilidad de los datos.

• IC4.1: Las condiciones de seguridad contra incendios, prevención de hundimientos, iluminación, humedad y ventilación fijadas en la normativa de uso del archivo y conservación de historias clínicas, se reconocen y cumplen.

• IC4.2: El Plan de Seguridad Informática para garantizar los datos almacenados, instaurando medidas que eviten la alteración, pérdida o anulación de los datos y su tratamiento o acceso no autorizado, se aplica teniendo en cuenta el estado actual de la tecnología informática, la naturaleza de los datos almacenados, los riesgos a los que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio natural.

• IC4.3: Los muestreos periódicos de localización de historias clínicas se realizan para detectar errores de colocación evaluando la gestión del archivo.

• IC4.4: El inventario, las existencias y el control de entradas y salidas, se supervisan para evaluar el grado de correspondencia con el estado actual del archivo.

• IC4.5: La depuración de la base de datos se realiza, unificando las historias que se encuentren duplicadas.

EC5 Diligenciar la localización, el préstamo y la devolución de la historia clínica a las distintas unidades solicitantes, cumpliendo las normas de uso del archivo del centro.

• IC5.1: La solicitud de historia clínica se verifica que ha sido realizada, cumpliendo los procedimientos normativos del archivo de historias clínicas.

• IC5.2: El seguimiento de las historias perdidas se realiza según el método planificado en el archivo de historias clínicas.

• IC5.3: Los préstamos de las historias clínicas se realizan, previo registro de salida, motivo y tipo de petición, unidad y persona solicitante, comprobando que las historias corresponden a las solicitadas.

• IC5.4: La distribución de las historias solicitadas, tras su colocación en el medio de transporte utilizado en cada centro, se comprueba siguiendo las pautas de orden, tiempo, lugar y forma fijadas en la normativa del archivo.

• IC5.5: La devolución de las historias al archivo, por las unidades solicitantes, se comprueba si se realiza en tiempo y forma, según las normas del archivo y se registran las entradas.

• IC5.6: El estado de las historias clínicas recibidas se revisa comprobando que se hallan en perfecto orden y numeración de los documentos que incluye.